【英语写作】商务信函正确写作8步指南！

        日常写作随意一些关系不大，譬如社交平台发表三言两语、节日祝福还有给亲密的好友写邮件等等。但是在工作中，对待上司和客户，商务信函写作就必须要正规一些，给人尊重，也给自己留下一个好印象。认真对待是一种态度，在写信函或者电子邮件时，可以参考下面8步指南喔！

1. Understand your purpose    明确目标

      为什么写信？你期望收信人看完后做什么？你想改变她的决意，还是希望他采取具体措施？抑或你在寻求宽恕？你要投诉糟糕的服务、劣质的产品，还是要谋取职位？你的“请求”是什么？

一旦你明白以上问题，就能明确表达了。

2. Identify your audience   定位对象

     明确收信人身份有助于更精准地表达意愿。同一封信，我写给律师是一种措辞，写给非律师出身的总裁、甚或年长的慈善客户，又会是另一种措辞。写信给编辑部，刊物读者才是最终收信人——那么，他们是什么样的人呢？千万别用读者看不懂的术语。

3. Keep it short    短小精练

        多数人周围文字泛滥，根本无法全部读完。因此，人们倾向先查阅较短信函。厚厚一叠长篇大论看上去真的很恐怖。忙碌的人一般会先放一放，等有空再看——而这一等可能意味着石沉大海。所以，写信要简洁精练。

4. Use simple language   言简意赅

        信要让人读懂。哪怕收信人水平很高，也应避免使用行话冗句。人家又不傻，工作这么忙，干净利落点，事情都好办。正式信函不一定要讲套话，不必故作老练，讲清楚就行。用“请”，别用“恳请”；用“买”，别用“购置”；用“附上”或“以下是”，别用“随函附上，请查收”。

5. Lead with the most important point    挑明重点

        如记者所言，不要埋头当鸵鸟。要设法亮出你最希望收信人注意到的信息。收信人可能只浏览第一段，所以，千万别把你的“要求”放到最后一段。

6. Follow the rules    遵循格式

        商业信函有其自身格式，你若无视，一切后果自负。

7. Proofread. Then proofread again   检查再检查

        就算你语法再好，也还会犯个小错、打个错字。信写完后，一定要慢慢细读，查缺补漏。别依赖拼写检查软件，最好对着打印稿检查——读出声来——同时圈出错词烂句。如果信函尤为重要，最好请别人替你再检查检查。

8. Let it cool before sending    三思而后“寄”

        写说服信或投诉信时，你的情绪想必很激动，甚至忿然作色。你洋洋洒洒、一吐为快。但是……在你打印、签名或寄出前，还是先放一放吧。先干点别的， 冷静冷静。回头再读刚刚写的东西，你觉得判断公正么？分析可否理智？是否言如其实？语气妥当与否？情绪稳定后，做些适当润色吧。

在一切都检查完之后，确定没问题，再按下“发送”吧。

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